We are establishing our new head office in London and looking to grow our team! Candidates located in this region will be given preference.
Our people have different ways of working and lifestyles. We’re committed to a mix of working in the office, in the field and from home. You have some flexibility in terms of where and how work gets done to help you balance your personal life and career goals.
This job may require travel to London or Toronto, or in other locations across Ontario for in office days, training, or events. In office days are typically held monthly. Travel reimbursement will be provided in accordance with WSIB policies.
The WSIB is recruiting for current and future unilingual and bilingual (French speaking) opportunities in the following locations: London & Toronto
Please note hours of work are variable between 7:30am and 5:00pm
Permanent Full time opportunity
Temporary Full time opportunity up to 12 months in duration
Temporary Variable opportunity up to 12 months in duration
Salary From: $60,564.85
Job Summary :
Proactively gather, clarify information and statements, respond to enquiries to register claims, and ensure decision readiness to commence claim management.
Review incoming documents, create new claims, incidents and match documents to existing claims. Perform detailed searches; create new worker profiles and update existing worker profiles and claim participants in claim center and contact manager by applying claims registration guidelines and procedures.
Call workplace parties or receive inbound enquiries to clarify information, capture missing data and proactively collect additional claim related information by applying knowledge of the 5-point check system.
Provide appropriate education to people with injuries, employers and providers such as but not limited to WSIB Claims process, online services (including navigation and guidance), and preparation for next steps such as for registration and decision readiness.
Follow the call quality model when answering queue driven calls in a call center environment from workplace parties in response to registration of a new claim and or other telephone enquiries.
Major Duties & Responsibilities
1. Registration and Information gathering
Proactively gather and clarify information and statements from workplace parties, respond to enquiries to register claims, and ensure decision readiness to commence claim management cycle by:
- Reviewing incoming registration documents and supporting documentation from all channels to ensure information required is complete at time of registration, and ensuring proper claim segmentation and assignment details are identified/captured and to determine next steps.
- Registering specialty and priority claims such as but not limited to, OD, Serious Injury, TMS, Fatality, IJA, No Employer Record (ESC) and MVIA.
- Reviewing prior claims information to match supporting documents to an existing claim or promote an incident to a claim and ensuring no duplicate profiles or claims.
- Performing detailed searches for persons with injury, employers and providers using various WSIB systems, advanced search tools and internet search engines (for example Canada 411).
- Inputting verified data from incoming documents provided by workplace parties in WSIB systems to ensure correct routing and allocation to WSIB Operations staff.
- Contacting workplace parties to clarify information, capturing missing data and proactively collect additional information to support decision readiness by application of the 5-point check system.
- Answering and responding to incoming enquiries from workplace parties’ related to Teleclaim and/or the collection of information at time of registration to support decision readiness.
- Verifying and/or creating, updating, adding claim participant information directly across various WSIB systems such as Legacy, Contact Manager and ACES registrations.
- Verifying and updating claim status details post registration and manual assignment of claims, when required.
- Verifying employer information in Policy Centre, ensuring mailing addresses are up to date in claim center.
- Documenting relevant information obtained from workplace parties using an online template or memo for each call such as change of address, accident/incident information, medical information, return to work information, notification of death, and other informational statements for referral to other areas.
- Completing and issuing forms and letters such as incident letters and report for occupational noise induced hearing loss.
2. Call Quality and Customer Service
Working in a call center environment by answering queue driven phone calls, following the call quality model, responding to workplace party enquiries regarding registration of a claim by:
- Answering queue driven calls while ensuring adherence to service excellence and business drivers such as opening and closing the call using a standard greeting, recording appropriate call classifications, accurately completing templates and memos and taking appropriate action.
3. Education and Promotion of Online Products and Services
Provide information and assistance to workplace parties, internal business partners and others by:
- Calling workplace parties or receiving inbound enquiries to clarify information, capture missing data and proactively collect additional information such as healthcare, return to work, payment information to support decision readiness.
- Responding to enquiries on WSIB claims process, reporting obligations and informing workplace parties on next steps after registration to educate and manage expectations.
- Providing workplace parties with assistance using online services such as describing different products, promoting product best suited to their needs and assisting them with navigating digital options.
4. Perform other related duties as required or assigned:
- Complete Privacy Checklist when required.
- Assist internal business partners by participating in testing of WSIB system enhancements, workflows and document outcomes/findings.
- Participate in pilots/initiatives to improve process efficiencies
- Report technical system issues.
Job Requirements
Education
- High school completion plus additional specialized courses or certificate program of up to one year.
Experience
- One year and five months prior experience in customer service.
Our commitment to equity, diversity and inclusion
We respect and value the diversity of our people. We strive to create an environment where employees can be themselves and where our differences are celebrated.
We value and celebrate diversity and are committed to creating inclusive experiences for both our employees and prospective employees. We invite all interested individuals to apply. If you require accommodations in order to apply to this position please contact talentacquisitioncentre@wsib.on.ca. If you are invited to participate in the interview or assessment process, you can advise our Recruiter of your accommodation needs at that time.
Please visit our EDI Vision to learn more about what actions WSIB are taking to advance our commitment to equity, diversity and inclusion and to support all employees participating and contributing to their full potential
Disclosing conflicts of interest
As public servants, employees at the WSIB have a responsibility to act in an ethical way at all times to create a respectful workplace and maintain public trust. Job applicants are required to disclose any circumstance that could result in a real, potential or perceived conflict of interest. A conflict of interest is any situation where your private interests may impair or be perceived to impair the decisions you make in your official capacity. This may include: political activity, directorship, other outside employment and certain personal relationships (e.g. with current WSIB employees, customers and/or stakeholders). If you have any questions about conflict of interest obligations and/or how to make a disclosure, please contact the Talent Acquisition Centre at talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.
Privacy information
We collect personal information from your resume, application, cover letter and references under the authority of the Workplace Safety and Insurance Act, 1997. The Talent Acquisition Centre and WSIB hiring parties will used this information to assess/validate your qualifications, determine if you meet the requirements of vacant positions and/or gather information relevant for recruitment purposes. If you have questions or concerns regarding the collection and use of your personal information, please contact the WSIB’s Privacy Office at privacy_office@wsib.on.ca. The Privacy Office cannot provide information about the status of your application.
As a precondition of employment, the WSIB requires that prospective candidates undergo a criminal records name check any time before or after they are hired.
To apply for this position, please submit your application by the closing date.
Nous établissons notre nouveau siège social à London et cherchons à élargir notre équipe! Nous privilégierons ainsi les personnes candidates situées dans cette région.
La manière de travailler et le mode de vie varient d’une personne à l’autre. Nous avons pris l’engagement de combiner le travail au bureau, sur le terrain et à domicile. Vous disposez d’une certaine flexibilité quant au lieu et à la manière de travailler, ce qui vous permet de concilier votre vie personnelle et vos objectifs professionnels.
Salaires de: 60 564,85 $
Représentant(e) à l’enregistrement des demandes de prestations, Services généraux
Un poste temporaire bilingue (durée maximale de 12 mois) à la Direction des solutions multicanaux
Dix-neuf postes temporaires unilingues (durée maximale de 12 mois) à la Direction des solutions multicanaux
La Division des solutions multicanaux de la WSIB est un partenaire clé dans les initiatives de transformation stratégique qui se concentre au traitement rapide et précis des demandes de prestations externes et de la correspondance reliée aux comptes. Le Service d’enregistrement central et de gestion de documents est chargé du traitement de tous les documents reçus par la WSIB afin de déterminer si le document concerne un dossier ou un compte existant ou s'il faut en enregistrer un nouveau. Tous les documents sont alors examinés et traités par le Service d'enregistrement central et de gestion de documents avec le plus haut degré de précision, en respectant les normes de service existantes.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Vous enregistrerez les nouveaux profils des travailleurs et les nouvelles demandes de prestations ainsi que les documents correspondants au moyen des systèmes internes.
- Vous communiquerez avec les parties du lieu de travail appropriées pour protéger ou vérifier les renseignements.
- Vous répondrez aux demandes de renseignements des parties du lieu de travail et du personnel de la WSIB.
- Vous déterminerez l’allocation et l’acheminement appropriés des nouvelles demandes.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES PROFESSIONNELLES :
- Vous détenez un diplôme de niveau secondaire.
- Vous avez au moins trois ans d'expérience en administration de bureau.
- Vous avez au moins trois ans d'expérience en service à la clientèle.
À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB peut exiger qu'un(e) candidat(e) potentiel(le) accepte de faire l’objet d’une enquête de sécurité avant l’embauche.
Voici notre engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion :
Nous respectons et valorisons la diversité de notre personnel. Nous faisons tout pour créer un environnement où les membres de notre personnel peuvent être eux-mêmes et où nos différences sont célébrées.
La WSIB s’engage à être accessible et inclusive, et à suivre des pratiques d’emploi accessible et sans obstacle, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d’adaptations à n’importe quelle étape du processus de recrutement, veuillez nous le faire savoir lorsque nous communiquerons avec vous, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.
Divulgation des conflits d’intérêts
En tant que fonctionnaires, les membres du personnel de la WSIB ont la responsabilité d’agir de manière éthique en tout temps afin de créer un milieu de travail respectueux et de maintenir la confiance du public. Les personnes candidates doivent donc divulguer toute circonstance qui pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, potentiel ou perçu. Un conflit d’intérêts est toute situation dans laquelle vos intérêts privés peuvent compromettre ou être perçus comme compromettant les décisions que vous prenez dans vos attributions officielles. Ces circonstances peuvent inclure des activités politiques, un poste de conseil d’administration ou d’autres emplois externes ainsi que certaines relations personnelles (p. ex., avec le personnel, la clientèle ou les parties prenantes actuels de la WSIB). Si vous avez toute question au sujet de vos obligations concernant les conflits d’intérêts ou de la divulgation de ceux-ci, veuillez communiquer avec le Centre d’acquisition de talents à l’adresse talentacquisitioncentre@wsib.on.ca.
Renseignements sur la protection de la vie privée
Nous tirerons des renseignements personnels de votre curriculum vitæ, de votre demande d’emploi, de votre lettre de présentation et de vos références en vertu de la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail. Ces renseignements seront utilisés par le Centre d’acquisition de talents et les parties qui embauchent pour la WSIB afin d’évaluer et de valider vos qualifications, de déterminer si vous répondez aux exigences des postes vacants et de recueillir des renseignements pertinents aux fins du recrutement. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la collecte et l’utilisation de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Bureau de la protection de la vie privée de la WSIB à l’adresse privacy_office@wsib.on.ca. Le Bureau de la protection de la vie privée ne peut pas fournir de renseignements sur la situation de votre demande d’emploi.
À titre de condition préalable à l’embauche, la WSIB exige que la personne candidate potentielle accepte de faire l’objet d’une vérification nominale de casier judiciaire à tout moment avant ou après son embauche.
Pour postuler cet emploi, veuillez soumettre votre demande avant la date de clôture.
